Quand j'étais président de club, il y avait dans notre liste de membres un enfant dont personne ne connaissait les parents. Le numéro de téléphone était incomplet, l'adresse email vide. S'il lui était arrivé quelque chose à l'entraînement, nous n'avions personne à appeler.
Tout se joue au formulaire d'inscription. C'est le seul moment où le club peut demander proprement ce dont il aura besoin toute la saison. C'est aussi le moment où l'on est tenté de demander trop. Ce guide fait le tri, avec ce que dit la loi suisse sur la protection des données, et un modèle à copier en fin d'article.
En bref : ce qu'un formulaire d'inscription de club doit contenir
L'identité : prénom, nom, date de naissance.
Les coordonnées : adresse, email, téléphone portable.
Pour un mineur : le ou les représentants légaux, avec leur lien avec l'enfant, leur email et leur portable.
Un contact en cas d'urgence pendant les activités.
L'activité choisie : le groupe, le cours ou l'équipe, et la cotisation qui va avec.
Les accords : les statuts ou le règlement acceptés, et un accord séparé pour les photos.
L'information sur vos données : à quoi elles servent, à qui elles sont transmises.
Tout le reste se justifie au cas par cas.
Pourquoi le formulaire d'inscription compte plus qu'on ne croit
Le formulaire nourrit tout le reste. La liste des membres, d'abord. Puis la facture de cotisation, qui dépend de l'âge et du groupe. Les convocations à l'assemblée générale, qui partent à l'adresse indiquée. L'annonce des cours J+S. Et le jour où il faut appeler les parents, c'est encore lui qu'on ouvre.
Une information qui manque à l'inscription, c'est une relance plus tard, souvent plusieurs. Une information en trop, c'est une donnée dont le club devient responsable sans en avoir besoin. Le bon formulaire est court, mais complet.
Les champs indispensables d'un formulaire d'inscription
ChampPourquoi le club en a besoinÀ rendre obligatoire ?Prénom et nomIdentifier le membreOuiDate de naissanceCatégorie d'âge, cotisation, savoir s'il s'agit d'un mineurOuiAdresse postaleFactures et convocations, selon ce que prévoient vos statutsSelon votre usageAdresse emailConvocations, factures, informations du clubOui, sauf si un parent en donne uneTéléphone portableJoindre vite quelqu'un, prévenir d'un changementFortement conseilléGroupe, cours ou équipePlacer le membre au bon endroitOuiCatégorie de membreAppliquer la bonne cotisation, et le droit de vote si vos statuts distinguent actifs et passifsOui, si vos statuts font la différenceAcceptation des statuts ou du règlementL'engagement du membre envers le clubOui
Deux conseils pratiques. Liez le choix du groupe à la cotisation : c'est le choix qui fixe le montant à facturer, autant que le membre le fasse lui-même. Et rendez l'email obligatoire pour au moins une personne par famille : c'est par là que passeront les convocations et les factures.
Inscrire un mineur : représentants légaux et contact d'urgence
Pour un enfant ou un adolescent, le formulaire doit d'abord identifier ses représentants légaux. Ce n'est pas qu'une question pratique. L'adhésion engage à payer une cotisation, et un mineur capable de discernement ne peut en principe s'engager ainsi qu'avec le consentement de son représentant légal (art. 19 du Code civil).
Demandez pour chaque représentant légal :
son lien avec l'enfant ;
son nom et son prénom ;
son email et son téléphone portable.
Prévoyez la place pour un deuxième représentant. Dans une famille séparée, celui qui reçoit les informations n'est pas toujours celui qui paie : demandez qui reçoit les emails du club et qui reçoit les factures.
Le contact en cas d'urgence. C'est la personne à appeler si l'enfant se blesse et que ses parents ne répondent pas. J+S le demande d'ailleurs sur sa fiche personnelle pour les activités. Un nom et un numéro suffisent.
La santé. Une allergie ou un traitement peut compter pendant un entraînement ou un camp. Mais les données sur la santé sont des données sensibles au sens de la loi (art. 5, let. c, LPD). Ne les demandez que si elles servent la sécurité de l'activité, en question facultative, et limitez leur accès aux personnes qui encadrent l'enfant.
Photos et droit à l'image : un accord à part
Le club publie des photos : un tournoi sur le site, une équipe sur les réseaux. Le plus sûr est de demander l'accord des personnes concernées avant de publier. Le Préposé fédéral à la protection des données le rappelle dans ses explications aux associations : cet accord peut justifier la publication, et il peut être retiré à tout moment. L'association doit alors retirer les photos sans délai.
Trois règles simples :
Une case séparée. L'accord pour les photos ne se mélange pas avec l'acceptation des statuts.
Une case facultative. L'adhésion ne doit pas dépendre de cet accord : un membre peut s'inscrire sans accepter d'être publié.
Pour un enfant, l'accord se demande à son représentant légal. Un adolescent capable de discernement décide lui-même de son image (art. 19c du Code civil) : demandez aussi le sien.
Notez la date de l'accord. Le jour où quelqu'un le retire, vous saurez ce qui a été publié avant.
Ce que la protection des données vous interdit de demander « au cas où »
Depuis le 1er septembre 2023, la loi fédérale sur la protection des données révisée (la LPD, souvent appelée nLPD) s'applique aussi aux associations. Pour un formulaire d'inscription, trois principes comptent.
Ne demander que le nécessaire. Le Préposé fédéral le résume ainsi : seules les données effectivement nécessaires à la réalisation du but de l'association peuvent être traitées. C'est le principe de proportionnalité (art. 6 LPD). La profession, l'état civil, une photo d'identité n'ont rien à faire dans un formulaire de club, sauf si votre fédération les exige pour une licence.
Dire à quoi servent les données. Au moment de la collecte, la personne doit savoir qui est responsable de ses données, à quoi elles servent, et à qui elles sont transmises (art. 19 LPD). Une phrase dans le formulaire et un lien vers la déclaration de protection des données du club suffisent. Et pour le Préposé fédéral, une fédération est un tiers : vous ne pouvez lui transmettre les données des membres que si vos statuts le prévoient ou si les membres l'ont accepté. Dites-le dans le formulaire.
Ne pas tout garder pour toujours. Les données sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires (art. 6, al. 4, LPD). Un ancien membre n'a pas vocation à rester dans votre liste. Les pièces comptables, elles, se gardent dix ans.
Le cas du numéro AVS. Si votre club annonce des cours J+S, il en a besoin : J+S l'exige pour les participants. Sinon, il n'a rien à faire dans votre formulaire. Dans les deux cas, son utilisation est encadrée par la loi : suivez les consignes de J+S et de votre fédération, en particulier sur sa conservation.
Votre club est en France ou en Belgique ? C'est le règlement européen (RGPD) qui s'applique, avec des principes très proches : données nécessaires, information claire, accord pour les photos.
Formulaire papier, PDF ou inscription en ligne ?
Le formulaire papier a un avantage : tout le monde sait le remplir. Ses défauts arrivent ensuite. Il faut tout recopier, et une adresse email mal lue, c'est une convocation qui ne partira jamais. Le PDF à remplir ne change pas grand-chose : il faut toujours le recopier.
Un formulaire d'inscription en ligne règle ces problèmes à la source. Les champs obligatoires ne peuvent pas rester vides, le membre choisit lui-même son groupe, et les données arrivent directement dans la liste des membres. J'en parle plus longuement dans Inscriptions en ligne : comment un club récupère ses soirées.
Un conseil, quel que soit le support : faites remplir votre formulaire par un parent, sur son téléphone, avant de l'ouvrir à tous. Ce qu'il ne comprend pas, les autres ne le comprendront pas non plus.
Le modèle de formulaire d'inscription à copier
Voici une trame à adapter à vos statuts et à votre sport.
1. Le membre Prénom, nom, date de naissance, adresse, email, téléphone portable. Numéro AVS, seulement si votre club annonce des cours J+S.
2. L'activité Groupe, cours ou équipe choisi. Catégorie de membre (actif, junior, passif, selon vos statuts). Montant de la cotisation, affiché avec le choix.
3. Les représentants légaux (si le membre a moins de 18 ans) Pour chacun : lien avec l'enfant, prénom, nom, email, portable. Qui reçoit les emails du club ? Qui reçoit les factures ?
4. En cas d'urgence Nom et téléphone de la personne à appeler si les représentants légaux ne répondent pas.
5. Informations utiles pour l'encadrement (facultatif) « Y a-t-il une information de santé que les entraîneurs doivent connaître pour la sécurité de votre enfant ? »
6. Les accords ☐ J'ai pris connaissance des statuts et du règlement du club, et je les accepte. (obligatoire) ☐ J'accepte que des photos où j'apparais, ou où mon enfant apparaît, soient publiées sur le site et les réseaux du club. Je peux retirer cet accord à tout moment. (facultatif)
7. Vos données « Responsable : [nom du club, adresse email]. Les données de ce formulaire servent à gérer votre adhésion, vos cotisations et les activités du club. Elles sont transmises à [votre fédération, J+S, l'assurance] lorsque c'est nécessaire, comme le prévoient nos statuts. Plus d'informations : [lien vers la déclaration de protection des données du club]. »
Avec GestiClub
Dans GestiClub, le formulaire d'inscription en ligne suit cette trame, et le reste du travail se fait tout seul.
Le parcours. Le formulaire s'ouvre sur ordinateur et sur téléphone, avec le logo du club. La personne choisit son cours, voit la cotisation et les places restantes, et un cours complet ne peut plus être choisi.
Les mineurs. Une date de naissance de moins de 18 ans ouvre les cartes des parents : lien avec l'enfant, nom, email et portable, avec une seconde carte pour l'autre parent. Le formulaire demande aussi qui reçoit les emails du club et qui reçoit les factures.
Les accords. Une case permet de donner son accord pour la publication de photos, avec la date notée sur la fiche. Le règlement à accepter est un PDF : la fiche du membre garde la date d'acceptation et la version exacte du document.
Le numéro AVS. Pour un club suisse affilié à J+S, le formulaire demande le numéro AVS. Un club qui n'annonce pas de cours J+S le retire de son formulaire.
Vos questions à vous. Des champs personnalisés s'ajoutent dans une section « Informations complémentaires », par exemple pour le contact en cas d'urgence.
La suite. L'inscription crée directement la fiche du membre, avec son groupe et sa cotisation, sans recopie. Les responsables choisis sont avertis, et la cotisation, attachée à la fiche, part avec le prochain envoi des cotisations (bouton « Envoyer les cotisations »).
Vous trouvez le détail sur la page Inscriptions en ligne.
Si vous voulez préparer les inscriptions de votre prochaine saison avec GestiClub, l'essai est gratuit pendant 30 jours : commencer mon essai gratuit.
Questions fréquentes sur le formulaire d'inscription d'un club
Quelles informations demander dans un formulaire d'inscription de club ? L'identité (prénom, nom, date de naissance), les coordonnées (adresse, email, portable), le groupe ou le cours choisi, l'acceptation des statuts, et pour un mineur ses représentants légaux et un contact d'urgence. L'accord pour les photos se demande à part.
Un mineur peut-il s'inscrire seul dans un club ? L'adhésion engage à payer une cotisation. Un mineur capable de discernement ne peut en principe s'engager ainsi qu'avec le consentement de son représentant légal (art. 19 du Code civil). Le formulaire doit donc identifier ce représentant.
Faut-il un accord pour publier les photos des membres ? C'est la voie la plus sûre. Demandez l'accord avant de publier. Il peut être retiré à tout moment, et les photos doivent alors être retirées. Pour un jeune enfant, l'accord vient de son représentant légal. Un adolescent capable de discernement donne le sien.
Peut-on demander le numéro AVS à l'inscription ? Oui, si votre club annonce des cours J+S : J+S l'exige pour les participants. Sinon, ne le demandez pas. Son utilisation est encadrée par la loi : suivez les consignes de J+S et de votre fédération.
Combien de temps garder les données d'un ancien membre ? Tant qu'elles sont nécessaires, puis elles sont effacées ou anonymisées (art. 6, al. 4, LPD). Les pièces comptables, comme les factures de cotisation, se conservent dix ans.
Sources
Loi fédérale sur la protection des données (LPD), art. 5, 6 et 19, sur Fedlex
Code civil suisse, art. 19 et 19c, sur Fedlex
Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, Protection des données dans les associations
Jeunesse+Sport, Fiche personnelle pour les activités J+S
Hébergement Suisse