Als ich Präsident eines Vereins war, stand in unserer Mitgliederliste ein Kind, dessen Eltern niemand kannte. Die Telefonnummer war unvollständig, die E-Mail-Adresse leer. Wäre ihm im Training etwas passiert, hätten wir niemanden anrufen können.
Alles entscheidet sich beim Anmeldeformular. Es ist der einzige Moment, in dem der Verein sauber abfragen kann, was er die ganze Saison braucht. Es ist auch der Moment, in dem man versucht ist, zu viel zu fragen. Dieser Leitfaden sortiert, mit dem, was das Schweizer Datenschutzgesetz sagt, und einer Vorlage zum Kopieren am Ende des Artikels.
Kurz gesagt: was ein Anmeldeformular für den Verein enthalten muss
Die Personalien: Vorname, Name, Geburtsdatum.
Die Kontaktdaten: Adresse, E-Mail, Handynummer.
Bei Minderjährigen: die gesetzlichen Vertreter, mit ihrer Beziehung zum Kind, ihrer E-Mail und ihrer Handynummer.
Ein Notfallkontakt während der Aktivitäten.
Die gewählte Aktivität: Gruppe, Kurs oder Mannschaft, und der passende Mitgliederbeitrag.
Die Zustimmungen: Statuten oder Reglement akzeptiert, und eine separate Einwilligung für Fotos.
Die Information zu den Daten: wofür sie dienen, an wen sie weitergegeben werden.
Alles andere ist im Einzelfall zu begründen.
Warum das Anmeldeformular wichtiger ist, als man denkt
Das Formular speist alles andere. Zuerst die Mitgliederliste. Dann die Beitragsrechnung, die vom Alter und von der Gruppe abhängt. Die Einladungen zur Generalversammlung, die an die angegebene Adresse gehen. Die Meldung der J+S-Kurse. Und an dem Tag, an dem man die Eltern anrufen muss, ist es wieder das Formular, das man öffnet.
Eine Angabe, die bei der Anmeldung fehlt, bedeutet später eine Nachfrage, oft mehrere. Eine Angabe zu viel bedeutet Daten, für die der Verein verantwortlich wird, ohne sie zu brauchen. Ein gutes Formular ist kurz, aber vollständig.
Die unverzichtbaren Felder eines Anmeldeformulars
FeldWofür der Verein es brauchtPflichtfeld?Vorname und NameDas Mitglied identifizierenJaGeburtsdatumAlterskategorie, Beitrag, minderjährig oder nichtJaPostadresseRechnungen und Einladungen, je nach Ihren StatutenJe nach GebrauchE-Mail-AdresseEinladungen, Rechnungen, VereinsinformationenJa, ausser ein Elternteil gibt eine anHandynummerRasch jemanden erreichen, über eine Änderung informierenSehr empfohlenGruppe, Kurs oder MannschaftDas Mitglied am richtigen Ort einteilenJaMitgliederkategorieDen richtigen Beitrag anwenden, und das Stimmrecht, wenn Ihre Statuten Aktiv- und Passivmitglieder unterscheidenJa, wenn Ihre Statuten unterscheidenZustimmung zu den Statuten oder zum ReglementDie Verpflichtung des Mitglieds gegenüber dem VereinJa
Zwei praktische Tipps. Verknüpfen Sie die Wahl der Gruppe mit dem Beitrag: Diese Wahl bestimmt den Rechnungsbetrag, also soll das Mitglied sie selbst treffen. Und machen Sie die E-Mail für mindestens eine Person pro Familie zum Pflichtfeld: Darüber laufen Einladungen und Rechnungen.
Minderjährige anmelden: gesetzliche Vertreter und Notfallkontakt
Bei einem Kind oder Jugendlichen muss das Formular zuerst die gesetzlichen Vertreter erfassen. Das ist nicht nur eine praktische Frage. Die Mitgliedschaft verpflichtet zur Zahlung eines Beitrags, und eine urteilsfähige minderjährige Person kann eine solche Verpflichtung grundsätzlich nur mit Zustimmung ihres gesetzlichen Vertreters eingehen (Art. 19 ZGB).
Fragen Sie für jeden gesetzlichen Vertreter:
die Beziehung zum Kind;
Vorname und Name;
E-Mail und Handynummer.
Sehen Sie Platz für einen zweiten Vertreter vor. In einer getrennten Familie ist die Person, die informiert wird, nicht immer die Person, die bezahlt: Fragen Sie, wer die E-Mails des Vereins erhält und wer die Rechnungen.
Der Notfallkontakt. Das ist die Person, die man anruft, wenn sich das Kind verletzt und die Eltern nicht erreichbar sind. J+S fragt übrigens auf seinem Personalienblatt für Aktivitäten danach. Ein Name und eine Nummer genügen.
Die Gesundheit. Eine Allergie oder eine Behandlung kann im Training oder im Lager wichtig sein. Aber Gesundheitsdaten sind besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des Gesetzes (Art. 5 Bst. c DSG). Fragen Sie sie nur ab, wenn sie der Sicherheit der Aktivität dienen, als freiwillige Frage, und beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die das Kind betreuen.
Fotos und Recht am eigenen Bild: eine separate Einwilligung
Der Verein veröffentlicht Fotos: ein Turnier auf der Website, eine Mannschaft in den sozialen Netzwerken. Am sichersten ist es, die betroffenen Personen vor der Veröffentlichung um ihre Einwilligung zu bitten. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) erinnert in seinen Erläuterungen für Vereine daran: Diese Einwilligung kann die Veröffentlichung rechtfertigen, und sie kann jederzeit widerrufen werden. Der Verein muss die Fotos dann umgehend entfernen.
Drei einfache Regeln:
Ein separates Feld. Die Einwilligung für Fotos wird nicht mit der Zustimmung zu den Statuten vermischt.
Ein freiwilliges Feld. Die Mitgliedschaft darf nicht von dieser Einwilligung abhängen: Ein Mitglied kann sich anmelden, ohne der Veröffentlichung zuzustimmen.
Bei einem Kind holen Sie die Einwilligung beim gesetzlichen Vertreter ein. Eine urteilsfähige jugendliche Person entscheidet selbst über ihr Bild (Art. 19c ZGB): Fragen Sie auch sie.
Halten Sie das Datum der Einwilligung fest. Wenn jemand sie widerruft, wissen Sie, was vorher veröffentlicht wurde.
Was Sie «für alle Fälle» nicht abfragen dürfen
Seit dem 1. September 2023 gilt das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, oft «neues DSG» genannt) auch für Vereine. Für ein Anmeldeformular zählen drei Grundsätze.
Nur das Nötige abfragen. Der EDÖB fasst es so zusammen: Nur die Daten, die für die Erfüllung des Vereinszwecks tatsächlich nötig sind, dürfen bearbeitet werden. Das ist der Grundsatz der Verhältnismässigkeit (Art. 6 DSG). Beruf, Zivilstand oder ein Passfoto haben in einem Vereinsformular nichts zu suchen, ausser Ihr Verband verlangt sie für eine Lizenz.
Sagen, wofür die Daten dienen. Bei der Beschaffung muss die Person wissen, wer für ihre Daten verantwortlich ist, wofür sie dienen und an wen sie weitergegeben werden (Art. 19 DSG). Ein Satz im Formular und ein Link zur Datenschutzerklärung des Vereins genügen. Und für den EDÖB ist ein Verband ein Dritter: Sie dürfen ihm die Daten der Mitglieder nur weitergeben, wenn Ihre Statuten das vorsehen oder die Mitglieder zugestimmt haben. Sagen Sie es im Formular.
Nicht alles für immer behalten. Die Daten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr nötig sind (Art. 6 Abs. 4 DSG). Ein ehemaliges Mitglied gehört nicht dauerhaft in Ihre Liste. Die Buchhaltungsbelege hingegen werden zehn Jahre aufbewahrt.
Der Fall der AHV-Nummer. Wenn Ihr Verein J+S-Kurse meldet, braucht er sie: J+S verlangt sie für die Teilnehmenden. Sonst gehört sie nicht in Ihr Formular. In beiden Fällen ist ihre Verwendung gesetzlich geregelt: Folgen Sie den Vorgaben von J+S und Ihres Verbands, insbesondere zur Aufbewahrung.
Papierformular, PDF oder Online-Anmeldung?
Das Papierformular hat einen Vorteil: Jeder weiss, wie man es ausfüllt. Die Nachteile kommen danach. Alles muss abgetippt werden, und eine falsch gelesene E-Mail-Adresse ist eine Einladung, die nie ankommt. Das ausfüllbare PDF ändert daran wenig: Man muss es trotzdem abtippen.
Ein Online-Anmeldeformular löst diese Probleme an der Quelle. Pflichtfelder können nicht leer bleiben, das Mitglied wählt seine Gruppe selbst, und die Daten landen direkt in der Mitgliederliste.
Ein Tipp, unabhängig vom Medium: Lassen Sie Ihr Formular von einem Elternteil auf dem Handy ausfüllen, bevor Sie es für alle öffnen. Was diese Person nicht versteht, verstehen die anderen auch nicht.
Die Vorlage für Ihr Anmeldeformular zum Kopieren
Hier ein Gerüst, das Sie an Ihre Statuten und Ihre Sportart anpassen.
1. Das Mitglied Vorname, Name, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Handynummer. AHV-Nummer, nur wenn Ihr Verein J+S-Kurse meldet.
2. Die Aktivität Gewählte Gruppe, Kurs oder Mannschaft. Mitgliederkategorie (Aktiv, Junior, Passiv, je nach Ihren Statuten). Betrag des Mitgliederbeitrags, bei der Wahl angezeigt.
3. Die gesetzlichen Vertreter (wenn das Mitglied unter 18 ist) Für jede Person: Beziehung zum Kind, Vorname, Name, E-Mail, Handynummer. Wer erhält die E-Mails des Vereins? Wer erhält die Rechnungen?
4. Im Notfall Name und Telefonnummer der Person, die man anruft, wenn die gesetzlichen Vertreter nicht erreichbar sind.
5. Nützliche Angaben für die Leitenden (freiwillig) «Gibt es eine Gesundheitsangabe, die die Trainerinnen und Trainer für die Sicherheit Ihres Kindes kennen müssen?»
6. Die Zustimmungen ☐ Ich habe die Statuten und das Reglement des Vereins zur Kenntnis genommen und akzeptiere sie. (Pflicht) ☐ Ich bin einverstanden, dass Fotos, auf denen ich oder mein Kind zu sehen ist, auf der Website und in den sozialen Netzwerken des Vereins veröffentlicht werden. Ich kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen. (freiwillig)
7. Ihre Daten «Verantwortlich: [Name des Vereins, E-Mail-Adresse]. Die Daten dieses Formulars dienen der Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft, Ihrer Beiträge und der Aktivitäten des Vereins. Sie werden bei Bedarf an [Ihren Verband, J+S, die Versicherung] weitergegeben, wie es unsere Statuten vorsehen. Mehr Informationen: [Link zur Datenschutzerklärung des Vereins].»
Mit GestiClub
In GestiClub folgt das Online-Anmeldeformular diesem Gerüst, und der Rest der Arbeit erledigt sich von selbst.
Der Ablauf. Das Formular öffnet sich auf dem Computer und auf dem Handy, mit dem Logo des Vereins. Die Person wählt ihren Kurs, sieht den Beitrag und die freien Plätze, und ein voller Kurs kann nicht mehr gewählt werden.
Minderjährige. Ein Geburtsdatum unter 18 Jahren öffnet die Karten der Eltern: Beziehung zum Kind, Name, E-Mail und Handynummer, mit einer zweiten Karte für den anderen Elternteil. Das Formular fragt auch, wer die E-Mails des Vereins und wer die Rechnungen erhält.
Die Zustimmungen. Ein Feld erlaubt die Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos, mit Datum auf der Mitgliederkarte. Das zu akzeptierende Reglement ist ein PDF: Die Karte des Mitglieds speichert das Datum der Zustimmung und die genaue Version des Dokuments.
Die AHV-Nummer. Für einen Schweizer Verein, der J+S angeschlossen ist, fragt das Formular die AHV-Nummer ab. Ein Verein ohne J+S-Kurse entfernt sie aus seinem Formular.
Ihre eigenen Fragen. Eigene Felder lassen sich in einem Abschnitt «Zusätzliche Informationen» ergänzen, zum Beispiel für den Notfallkontakt.
Der Rest. Die Anmeldung legt direkt die Karte des Mitglieds an, mit seiner Gruppe und seinem Beitrag, ohne Abtippen. Die gewählten Verantwortlichen werden benachrichtigt, und der Beitrag ist auf der Mitgliederkarte hinterlegt und geht mit dem nächsten Versand der Mitgliederbeiträge hinaus.
Mehr dazu auf der Seite Online-Anmeldungen.
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Häufige Fragen zum Anmeldeformular für den Verein
Welche Angaben gehören in ein Anmeldeformular für den Verein? Die Personalien (Vorname, Name, Geburtsdatum), die Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Handynummer), die gewählte Gruppe oder der Kurs, die Zustimmung zu den Statuten, und bei Minderjährigen die gesetzlichen Vertreter und ein Notfallkontakt. Die Einwilligung für Fotos wird separat eingeholt.
Kann sich eine minderjährige Person allein in einem Verein anmelden? Die Mitgliedschaft verpflichtet zur Zahlung eines Beitrags. Eine urteilsfähige minderjährige Person kann eine solche Verpflichtung grundsätzlich nur mit Zustimmung ihres gesetzlichen Vertreters eingehen (Art. 19 ZGB). Das Formular muss diesen Vertreter also erfassen.
Braucht es eine Einwilligung, um Fotos der Mitglieder zu veröffentlichen? Das ist der sicherste Weg. Holen Sie die Einwilligung vor der Veröffentlichung ein. Sie kann jederzeit widerrufen werden, und die Fotos müssen dann entfernt werden. Bei einem kleinen Kind gibt sie der gesetzliche Vertreter. Eine urteilsfähige jugendliche Person gibt ihre eigene.
Darf man bei der Anmeldung die AHV-Nummer abfragen? Ja, wenn Ihr Verein J+S-Kurse meldet: J+S verlangt sie für die Teilnehmenden. Sonst fragen Sie sie nicht ab. Ihre Verwendung ist gesetzlich geregelt: Folgen Sie den Vorgaben von J+S und Ihres Verbands.
Wie lange bewahrt man die Daten eines ehemaligen Mitglieds auf? Solange sie nötig sind, danach werden sie gelöscht oder anonymisiert (Art. 6 Abs. 4 DSG). Buchhaltungsbelege wie Beitragsrechnungen werden zehn Jahre aufbewahrt.
Quellen
Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), Art. 5, 6 und 19, auf Fedlex
Schweizerisches Zivilgesetzbuch, Art. 19 und 19c, auf Fedlex
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, Datenschutz in Vereinen
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