Organiser l'assemblée générale de son association.

1. Convoquer dans les règles.

Vos statuts fixent le délai et la forme de la convocation, souvent 10 à 30 jours à l'avance, par écrit ou par email. Respectez-les scrupuleusement : une convocation défectueuse peut fragiliser toutes les décisions prises. La convocation contient la date, le lieu, l'heure et surtout l'ordre du jour complet : en principe, l'assemblée ne peut décider valablement que sur les objets annoncés.

2. Préparer l'ordre du jour et les documents.

Un ordre du jour classique suit ce déroulé :

• Accueil, constat de la convocation régulière et des présences
• Approbation du procès-verbal de la dernière assemblée
• Rapports : présidence, trésorerie, commissions
• Rapport des vérificateurs des comptes et approbation des comptes
• Décharge du comité
• Budget et cotisations de la période suivante
• Élections (comité, vérificateurs)
• Propositions individuelles et divers

3. Mener la séance et faire voter.

La présidence conduit les débats, donne la parole et met les objets au vote selon les majorités prévues par les statuts (souvent la majorité simple des membres présents). Comptez et consignez les résultats, surtout pour les décisions importantes comme les modifications de statuts, qui exigent parfois une majorité qualifiée.

4. Rédiger le procès-verbal.

Le procès-verbal retient les décisions, les résultats de vote et les élections, pas chaque parole. Rédigé rapidement après la séance, signé par la présidence et le ou la secrétaire, il est ensuite archivé et accessible au comité : c'est la mémoire juridique de l'association.

5. L'outillage qui simplifie tout.

Une liste de membres à jour pour les convocations et le contrôle des présences, un envoi groupé avec les documents joints, les PV archivés au même endroit d'année en année : ce sont exactement les points où un outil de gestion de club fait gagner des heures au secrétariat, et rend la prochaine AG beaucoup plus sereine.