Quando ero presidente di un club, nel nostro elenco dei soci c'era un bambino di cui nessuno conosceva i genitori. Il numero di telefono era incompleto, l'indirizzo e-mail vuoto. Se gli fosse successo qualcosa durante l'allenamento, non avremmo avuto nessuno da chiamare.
Tutto si decide nel modulo d'iscrizione. È l'unico momento in cui il club può chiedere in modo ordinato ciò di cui avrà bisogno per tutta la stagione. Ed è anche il momento in cui si è tentati di chiedere troppo. Questa guida fa ordine, con ciò che dice la legge svizzera sulla protezione dei dati e un modello da copiare in fondo all'articolo.
In breve: cosa deve contenere il modulo d'iscrizione di un club
I dati personali: nome, cognome, data di nascita.
I recapiti: indirizzo, e-mail, cellulare.
Per un minorenne: il o i rappresentanti legali, con il loro legame con il bambino, la loro e-mail e il loro cellulare.
Un contatto in caso di emergenza durante le attività.
L'attività scelta: il gruppo, il corso o la squadra, e la quota che ne deriva.
I consensi: statuti o regolamento accettati, e un consenso separato per le foto.
L'informazione sui dati: a cosa servono, a chi vengono trasmessi.
Tutto il resto va giustificato caso per caso.
Perché il modulo d'iscrizione conta più di quanto si pensi
Il modulo alimenta tutto il resto. Prima l'elenco dei soci. Poi la fattura della quota, che dipende dall'età e dal gruppo. Le convocazioni all'assemblea generale, che partono all'indirizzo indicato. L'annuncio dei corsi G+S. E il giorno in cui bisogna chiamare i genitori, è ancora lui che si apre.
Un'informazione che manca all'iscrizione è un sollecito più tardi, spesso più d'uno. Un'informazione di troppo è un dato di cui il club diventa responsabile senza averne bisogno. Il buon modulo è breve, ma completo.
I campi indispensabili di un modulo d'iscrizione
CampoPerché serve al clubObbligatorio?Nome e cognomeIdentificare il socioSìData di nascitaCategoria d'età, quota, sapere se è minorenneSìIndirizzo postaleFatture e convocazioni, secondo i vostri statutiSecondo l'usoIndirizzo e-mailConvocazioni, fatture, informazioni del clubSì, salvo se un genitore ne indica unoCellulareRaggiungere rapidamente qualcuno, avvisare di un cambiamentoFortemente consigliatoGruppo, corso o squadraInserire il socio nel posto giustoSìCategoria di socioApplicare la quota giusta, e il diritto di voto se gli statuti distinguono soci attivi e passiviSì, se gli statuti fanno la differenzaAccettazione degli statuti o del regolamentoL'impegno del socio verso il clubSì
Due consigli pratici. Collegate la scelta del gruppo alla quota: è questa scelta che fissa l'importo da fatturare, tanto vale che la faccia il socio stesso. E rendete obbligatoria l'e-mail per almeno una persona per famiglia: è da lì che passeranno convocazioni e fatture.
Iscrivere un minorenne: rappresentanti legali e contatto d'emergenza
Per un bambino o un adolescente, il modulo deve prima di tutto identificare i rappresentanti legali. Non è solo una questione pratica. L'adesione impegna a pagare una quota, e un minorenne capace di discernimento può di regola assumere un obbligo del genere solo con il consenso del suo rappresentante legale (art. 19 del Codice civile).
Chiedete per ogni rappresentante legale:
il legame con il bambino;
nome e cognome;
e-mail e cellulare.
Prevedete lo spazio per un secondo rappresentante. In una famiglia separata, chi riceve le informazioni non è sempre chi paga: chiedete chi riceve le e-mail del club e chi riceve le fatture.
Il contatto in caso di emergenza. È la persona da chiamare se il bambino si fa male e i genitori non rispondono. G+S lo chiede del resto nella sua scheda personale per le attività. Bastano un nome e un numero.
La salute. Un'allergia o una terapia può contare durante un allenamento o un campo. Ma i dati sulla salute sono dati personali degni di particolare protezione ai sensi della legge (art. 5 lett. c LPD). Chiedeteli solo se servono alla sicurezza dell'attività, come domanda facoltativa, e limitatene l'accesso alle persone che seguono il bambino.
Foto e diritto all'immagine: un consenso a parte
Il club pubblica foto: un torneo sul sito, una squadra sui social. La cosa più sicura è chiedere il consenso delle persone interessate prima di pubblicare. L'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) lo ricorda nelle sue spiegazioni per le associazioni: questo consenso può giustificare la pubblicazione, e può essere revocato in qualsiasi momento. L'associazione deve allora rimuovere le foto senza indugio.
Tre regole semplici:
Una casella separata. Il consenso per le foto non si mescola con l'accettazione degli statuti.
Una casella facoltativa. L'adesione non deve dipendere da questo consenso: un socio può iscriversi senza accettare di essere pubblicato.
Per un bambino, il consenso si chiede al suo rappresentante legale. Un adolescente capace di discernimento decide da sé sulla propria immagine (art. 19c del Codice civile): chiedete anche il suo.
Annotate la data del consenso. Il giorno in cui qualcuno lo revoca, saprete cosa è stato pubblicato prima.
Cosa la protezione dei dati vi vieta di chiedere «per ogni evenienza»
Dal 1° settembre 2023 la legge federale sulla protezione dei dati riveduta (LPD, spesso chiamata nuova LPD) si applica anche alle associazioni. Per un modulo d'iscrizione contano tre principi.
Chiedere solo il necessario. L'IFPDT lo riassume così: possono essere trattati solo i dati effettivamente necessari per realizzare lo scopo dell'associazione. È il principio di proporzionalità (art. 6 LPD). La professione, lo stato civile, una foto tessera non c'entrano in un modulo di club, salvo se la vostra federazione li richiede per una licenza.
Dire a cosa servono i dati. Al momento della raccolta, la persona deve sapere chi è responsabile dei suoi dati, a cosa servono e a chi vengono trasmessi (art. 19 LPD). Bastano una frase nel modulo e un link alla dichiarazione sulla protezione dei dati del club. E per l'IFPDT una federazione è un terzo: potete trasmetterle i dati dei soci solo se i vostri statuti lo prevedono o se i soci lo hanno accettato. Ditelo nel modulo.
Non tenere tutto per sempre. I dati vengono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari (art. 6 cpv. 4 LPD). Un ex socio non deve restare per sempre nel vostro elenco. I documenti contabili, invece, si conservano dieci anni.
Il caso del numero AVS. Se il vostro club annuncia corsi G+S, ne ha bisogno: G+S lo esige per i partecipanti. Altrimenti non c'entra nel vostro modulo. In entrambi i casi il suo utilizzo è regolato dalla legge: seguite le indicazioni di G+S e della vostra federazione, in particolare sulla conservazione.
Modulo cartaceo, PDF o iscrizione online?
Il modulo cartaceo ha un vantaggio: tutti sanno compilarlo. I difetti arrivano dopo. Bisogna ricopiare tutto, e un indirizzo e-mail letto male è una convocazione che non partirà mai. Il PDF compilabile non cambia granché: bisogna comunque ricopiarlo.
Un modulo d'iscrizione online risolve questi problemi alla fonte. I campi obbligatori non possono restare vuoti, il socio sceglie da solo il suo gruppo, e i dati arrivano direttamente nell'elenco dei soci.
Un consiglio, qualunque sia il supporto: fate compilare il vostro modulo da un genitore, sul suo telefono, prima di aprirlo a tutti. Quello che non capisce lui, non lo capiranno nemmeno gli altri.
Il modello di modulo d'iscrizione da copiare
Ecco una traccia da adattare ai vostri statuti e al vostro sport.
1. Il socio Nome, cognome, data di nascita, indirizzo, e-mail, cellulare. Numero AVS, solo se il club annuncia corsi G+S.
2. L'attività Gruppo, corso o squadra scelto. Categoria di socio (attivo, junior, passivo, secondo gli statuti). Importo della quota, mostrato con la scelta.
3. I rappresentanti legali (se il socio ha meno di 18 anni) Per ognuno: legame con il bambino, nome, cognome, e-mail, cellulare. Chi riceve le e-mail del club? Chi riceve le fatture?
4. In caso di emergenza Nome e telefono della persona da chiamare se i rappresentanti legali non rispondono.
5. Informazioni utili per gli allenatori (facoltativo) «C'è un'informazione sulla salute che gli allenatori devono conoscere per la sicurezza di vostro figlio?»
6. I consensi ☐ Ho preso conoscenza degli statuti e del regolamento del club, e li accetto. (obbligatorio) ☐ Accetto che foto in cui compaio, o in cui compare mio figlio, siano pubblicate sul sito e sui social del club. Posso revocare questo consenso in qualsiasi momento. (facoltativo)
7. I vostri dati «Responsabile: [nome del club, indirizzo e-mail]. I dati di questo modulo servono a gestire la vostra adesione, le vostre quote e le attività del club. Vengono trasmessi a [la vostra federazione, G+S, l'assicurazione] quando è necessario, come previsto dai nostri statuti. Maggiori informazioni: [link alla dichiarazione sulla protezione dei dati del club].»
Con GestiClub
In GestiClub il modulo d'iscrizione online segue questa traccia, e il resto del lavoro si fa da solo.
Il percorso. Il modulo si apre su computer e telefono, con il logo del club. La persona sceglie il suo corso, vede la quota e i posti rimanenti, e un corso completo non può più essere scelto.
I minorenni. Una data di nascita sotto i 18 anni apre le schede dei genitori: legame con il bambino, nome, e-mail e cellulare, con una seconda scheda per l'altro genitore. Il modulo chiede anche chi riceve le e-mail del club e chi riceve le fatture.
I consensi. Una casella permette di dare il consenso alla pubblicazione delle foto, con la data annotata sulla scheda. Il regolamento da accettare è un PDF: la scheda del socio conserva la data di accettazione e la versione esatta del documento.
Il numero AVS. Per un club svizzero affiliato a G+S, il modulo chiede il numero AVS. Un club che non annuncia corsi G+S lo toglie dal suo modulo.
Le vostre domande. Si possono aggiungere campi personalizzati in una sezione «Informazioni complementari», per esempio per il contatto d'emergenza.
Il seguito. L'iscrizione crea direttamente la scheda del socio, con il suo gruppo e la sua quota, senza ricopiare nulla. I responsabili scelti vengono avvisati, e la quota, collegata alla scheda, parte con il prossimo invio delle quote.
Trovate i dettagli sulla pagina Iscrizioni online.
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Domande frequenti sul modulo d'iscrizione di un club
Quali informazioni chiedere nel modulo d'iscrizione di un club? I dati personali (nome, cognome, data di nascita), i recapiti (indirizzo, e-mail, cellulare), il gruppo o il corso scelto, l'accettazione degli statuti, e per un minorenne i suoi rappresentanti legali e un contatto d'emergenza. Il consenso per le foto si chiede a parte.
Un minorenne può iscriversi da solo a un club? L'adesione impegna a pagare una quota. Un minorenne capace di discernimento può di regola assumere un obbligo del genere solo con il consenso del suo rappresentante legale (art. 19 del Codice civile). Il modulo deve quindi identificare questo rappresentante.
Serve un consenso per pubblicare le foto dei soci? È la via più sicura. Chiedete il consenso prima di pubblicare. Può essere revocato in qualsiasi momento, e le foto devono allora essere rimosse. Per un bambino piccolo il consenso viene dal suo rappresentante legale. Un adolescente capace di discernimento dà il suo.
Si può chiedere il numero AVS all'iscrizione? Sì, se il vostro club annuncia corsi G+S: G+S lo esige per i partecipanti. Altrimenti non chiedetelo. Il suo utilizzo è regolato dalla legge: seguite le indicazioni di G+S e della vostra federazione.
Per quanto tempo conservare i dati di un ex socio? Finché sono necessari, poi vengono cancellati o resi anonimi (art. 6 cpv. 4 LPD). I documenti contabili, come le fatture delle quote, si conservano dieci anni.
Fonti
Legge federale sulla protezione dei dati (LPD), art. 5, 6 e 19, su Fedlex
Codice civile svizzero, art. 19 e 19c, su Fedlex
Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza, Protezione dei dati nelle associazioni
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