L'assemblée générale, c'est une soirée par an. Et pourtant, c'est elle qui décide de presque tout : les comptes, les cotisations, le comité. Préparer une assemblée générale d'association n'a rien de compliqué, à condition de ne pas tout faire la dernière semaine.

Avant de devenir éditeur de logiciel, j'ai été gestionnaire de club. Les soirées qui dérapent ont souvent la même cause : une question au trésorier sans réponse prête, ou un point qu'on veut voter alors qu'il n'est pas à l'ordre du jour. Ce guide reprend ce que dit la loi, ce que vos statuts décident, et un calendrier qui laisse le temps de bien faire.

Ce que disent la loi et vos statuts

Le Code civil consacre quelques articles seulement à l'assemblée générale. Certains s'imposent à toutes les associations, d'autres ne s'appliquent que si vos statuts ne prévoient rien d'autre (art. 63) :

L'assemblée générale est l'organe suprême de l'association. C'est le comité qui la convoque, dans les cas prévus par les statuts. Si un cinquième des membres le demande, elle doit aussi être convoquée (art. 64).
Elle admet et exclut les membres, élit le comité et le contrôle. Elle traite aussi tout ce qui ne revient pas à un autre organe (art. 65).
Une proposition acceptée par écrit par tous les membres vaut décision de l'assemblée (art. 66).
Chaque membre a une voix égale. Les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents. Et on ne décide pas d'un point qui n'est pas à l'ordre du jour, sauf si les statuts le permettent expressément (art. 67).
Un membre ne vote pas sur une affaire ou un litige entre l'association et lui-même, son conjoint ou ses parents et alliés en ligne directe (art. 68). Cette règle ne vise pas les élections : un candidat peut voter pour lui-même.
Un membre qui n'a pas approuvé une décision peut la contester devant le juge si elle viole la loi ou les statuts, dans le mois qui suit le jour où il en a eu connaissance (art. 75).

La convocation à la demande d'un cinquième des membres, la règle de l'article 68 et le droit de contester une décision s'appliquent quoi que disent vos statuts. Les autres règles sont des règles par défaut : vos statuts peuvent par exemple confier les admissions au comité, réserver le droit de vote aux membres actifs ou fixer une autre majorité.

Tout le reste, ce sont vos statuts : le délai de convocation, sa forme (courrier, email), le quorum éventuel, la manière de voter, la durée des mandats, le nombre de vérificateurs des comptes. Avant de lancer la préparation, relisez-les. C'est le document qui fait foi, et c'est souvent là que se cache le délai qu'on avait oublié.

Le calendrier, de deux mois avant à un mois après

Voici le calendrier que je conseille. Les délais en semaines sont des repères de bon sens, pas des règles : le seul délai qui compte vraiment, c'est celui de vos statuts.

Deux mois avant. Fixer la date et réserver la salle. Relire les statuts. Vérifier qui arrive en fin de mandat, et commencer à chercher les candidats maintenant : « qui reprend la trésorerie ? » est la question qui fait le plus long silence d'une soirée.

Six semaines avant. Clôturer les comptes de l'exercice et les remettre aux vérificateurs. Leur laisser du temps, c'est la meilleure façon d'avoir un rapport signé avant la soirée.

Avant le délai de vos statuts. Envoyer la convocation avec l'ordre du jour, et le délai pour déposer les propositions des membres.

À la fin du délai des propositions. Envoyer à tous les membres les propositions reçues, pour qu'elles figurent clairement à l'ordre du jour.

La semaine d'avant. Rapport des vérificateurs signé, comptes et budget prêts à être présentés, liste de présence imprimée ou prête à l'écran.

Le jour J. Accueillir, faire signer la liste de présence, suivre l'ordre du jour.

Dans le mois qui suit. Rédiger le procès-verbal, le faire signer, le transmettre et l'archiver. Faire suivre les changements à la banque et, si votre association y est inscrite, au registre du commerce.

La convocation et l'ordre du jour type

Une bonne convocation donne au membre tout ce qu'il faut pour venir et pour voter : la date, l'heure et le lieu, l'ordre du jour complet, les documents joints ou l'endroit où les consulter, et le délai pour déposer une proposition.

Voici un ordre du jour type, à adapter à vos statuts :

Ouverture, liste de présence et désignation des scrutateurs
Approbation de l'ordre du jour
Procès-verbal de la dernière assemblée générale
Rapport du président ou du comité
Rapports des entraîneurs ou des sections
Comptes de l'exercice, rapport des vérificateurs et décharge au comité
Budget et cotisations de la saison qui vient
Élections : comité et vérificateurs des comptes
Admissions, démissions et exclusions de membres
Propositions des membres
Divers

Un mot sur les « Divers ». Puisqu'on ne décide pas d'un point absent de l'ordre du jour (sauf si vos statuts le permettent), les Divers servent à informer et à discuter, pas à voter. Si un membre veut faire voter quelque chose, il dépose sa proposition dans le délai annoncé, et le comité la transmet à tous les membres avant l'assemblée. Une proposition que les membres découvrent le soir même ne devrait pas être votée : la décision serait contestable.

Deux précisions sur le point 9. Pour une exclusion, la convocation doit indiquer de quel membre il s'agit, sinon la décision est contestable. Les démissions, elles, ne se votent pas : quitter l'association est un droit du membre (art. 70), l'assemblée en prend acte.

Les comptes, le rapport du trésorier et les vérificateurs

C'est le point de l'ordre du jour où la salle se réveille. Le trésorier gagne beaucoup à préparer à l'avance les réponses aux cinq questions qui reviennent presque toujours.

« Pourquoi cette perte ? » Ou ce bénéfice. Repérez les postes qui ont le plus bougé depuis l'an dernier, et préparez une phrase pour chacun.
« Qui n'a pas payé ? » Le montant des cotisations encore ouvertes, et ce qui a été fait : rappels envoyés, arrangements trouvés. Le montant, pas les noms : l'assemblée n'est pas le moment de citer des familles.
« Il reste combien sur le compte ? » Le solde à la date de clôture, identique à celui du relevé de la banque.
« Les vérificateurs ont tout vu ? » Les justificatifs classés, et le rapport des vérificateurs signé avant l'assemblée.
« Et l'an prochain ? » Un budget pour la saison qui vient, présenté avec les comptes : membres attendus, cotisations, subventions. Si l'assemblée vote les cotisations, c'est le budget qui les justifie.

Pour les vérificateurs, la loi impose un contrôle ordinaire par un organe de révision aux très grandes associations, qui dépassent deux de ces seuils deux exercices de suite : 10 millions de francs de bilan, 20 millions de chiffre d'affaires, 50 emplois à plein temps en moyenne annuelle (art. 69b). Un contrôle restreint peut aussi être exigé par un membre qui répond personnellement des dettes de l'association, un cas rare dans un club sportif. Pour tous les autres clubs, ce sont les statuts et l'assemblée générale qui organisent librement le contrôle. Le plus souvent, deux vérificateurs élus par l'assemblée.

Le jour de l'assemblée : liste de présence, votes, élections

La liste de présence. Elle n'est pas une formalité : par défaut, les décisions se prennent à la majorité des membres présents, il faut donc savoir qui est là et qui a le droit de vote. Si vos statuts fixent un quorum, c'est aussi elle qui le prouve.

Les scrutateurs. Désignez-les en ouverture, ils comptent les voix. Pour un vote serré, c'est leur décompte qui fait foi dans le procès-verbal.

Les votes. À main levée ou à bulletin secret, selon vos statuts ou la décision de l'assemblée. Pensez à l'article 68 : si le comité propose de confier l'impression des maillots à l'entreprise du trésorier, le trésorier ne vote pas. Pour la même raison, les membres du comité ne votent pas leur propre décharge. Ils votent en revanche normalement aux élections. Et si vos statuts ne disent rien des abstentions, annoncez avant le vote comment vous les comptez.

Les élections. Annoncez les candidats connus dans la convocation, c'est plus serein pour tout le monde. Et si un poste reste vacant, mieux vaut le dire clairement et noter dans le procès-verbal comment le comité le couvre en attendant.

Le procès-verbal

Le procès-verbal, c'est la mémoire du club. Il doit permettre à quelqu'un qui n'était pas là de savoir ce qui a été décidé. Notez au minimum :

la date, le lieu, l'heure d'ouverture et de clôture ;
qui préside, qui tient le procès-verbal, combien de membres sont présents ;
pour chaque point de l'ordre du jour, la décision et le résultat du vote ;
les personnes élues et la durée de leur mandat ;
les signatures prévues par vos statuts.

Rédigez-le vite, tant que les notes sont fraîches. Un membre qui n'a pas approuvé une décision a un mois pour la contester à partir du moment où il en a connaissance : un procès-verbal clair et transmis rapidement évite bien des malentendus.

Après l'assemblée

Transmettre le procès-verbal aux membres et l'archiver avec les statuts.
Mettre à jour les signatures à la banque si le comité a changé.
Annoncer les changements au registre du commerce, si votre association y est inscrite.
Organiser la passation : accès aux comptes, aux documents, aux mots de passe.
Mettre à jour la liste des membres (admissions, démissions) et appliquer les cotisations votées pour la prochaine facturation.

Avec GestiClub

Dans GestiClub, plusieurs étapes de cette liste se font au même endroit.

La convocation. Envoyer une newsletter au club ne demande pas de tenir une liste d'adresses à part : elle vient directement des groupes et familles du module Contacts.

Les documents. Les statuts et les procès-verbaux d'assemblée générale restent hébergés en Suisse, sauvegardés chaque jour, avec une corbeille en cas d'erreur de manipulation.

Les comptes. Extraits de comptes, résultats et budgets se préparent directement pour le rapport des vérificateurs et l'assemblée. Et le compte de résultat d'un exercice clôturé reste consultable.

Vous trouvez le détail sur la page Comptabilité.

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Questions fréquentes sur l'assemblée générale d'une association

Qui convoque l'assemblée générale d'une association ? Le comité, dans les cas prévus par les statuts. Si un cinquième des membres le demande, l'assemblée doit aussi être convoquée (art. 64 du Code civil).

Quel délai pour la convocation de l'assemblée générale d'une association ? Le Code civil n'en fixe pas : c'est le délai de vos statuts qui s'applique, avec la forme qu'ils prévoient. S'ils sont muets, prévoyez un délai raisonnable qui laisse aux membres le temps de se préparer, deux semaines par prudence.

Peut-on voter un point qui n'est pas à l'ordre du jour ? Non, sauf si les statuts le permettent expressément (art. 67). Les Divers servent à informer et à discuter.

Faut-il un quorum pour l'assemblée générale ? La loi n'en exige pas. Par défaut, les décisions se prennent à la majorité des voix des membres présents, sauf si vos statuts prévoient une autre majorité ou un quorum.

Combien de temps pour contester une décision de l'assemblée générale ? Un mois à partir du jour où le membre en a eu connaissance, si la décision viole la loi ou les statuts et qu'il n'y a pas adhéré (art. 75).

Sources

Code civil suisse, art. 63 à 70 et 75, sur Fedlex, la publication officielle du droit fédéral

Préparer l'assemblée générale de votre club ou association en Suisse : le guide pas à pas