Die Generalversammlung ist ein Abend im Jahr. Und doch entscheidet sie über fast alles: die Jahresrechnung, die Mitgliederbeiträge, den Vorstand. Eine Generalversammlung im Verein vorzubereiten ist nicht kompliziert, solange Sie nicht alles in der letzten Woche erledigen.
Bevor ich Software entwickelt habe, war ich selbst in der Vereinsführung. Abende, die aus dem Ruder laufen, haben oft dieselbe Ursache: eine Frage an den Kassier ohne vorbereitete Antwort, oder ein Punkt, über den man abstimmen will, obwohl er nicht auf der Traktandenliste steht. Dieser Leitfaden fasst zusammen, was das Gesetz sagt, was Ihre Statuten regeln, und einen Fahrplan, der genug Zeit lässt.
Was das Gesetz und Ihre Statuten sagen
Das Zivilgesetzbuch widmet der Versammlung der Mitglieder nur wenige Artikel. Das Gesetz spricht von der Vereinsversammlung; im Vereinsalltag heisst sie meist Generalversammlung oder GV. Einige davon gelten für alle Vereine, andere nur, wenn Ihre Statuten nichts anderes vorsehen (Art. 63):
Die Vereinsversammlung ist das oberste Organ des Vereins. Der Vorstand beruft sie ein, in den Fällen, die die Statuten vorsehen. Verlangt ein Fünftel der Mitglieder die Einberufung, muss sie ebenfalls einberufen werden (Art. 64).
Sie entscheidet über Aufnahme und Ausschluss von Mitgliedern, wählt den Vorstand und beaufsichtigt ihn. Sie behandelt auch alles, was nicht einem anderen Organ zusteht (Art. 65).
Ein Antrag, dem alle Mitglieder schriftlich zustimmen, gilt als Beschluss der Versammlung (Art. 66).
Alle Mitglieder haben das gleiche Stimmrecht. Beschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst. Und über einen Gegenstand, der nicht gehörig angekündigt ist, wird nicht beschlossen, ausser die Statuten erlauben es ausdrücklich (Art. 67).
Ein Mitglied stimmt nicht ab über ein Geschäft oder einen Rechtsstreit zwischen dem Verein und ihm selbst, seinem Ehegatten oder einer mit ihm in gerader Linie verwandten Person (Art. 68). Wahlen betrifft diese Regel nicht: Wer kandidiert, darf für sich selbst stimmen.
Ein Mitglied, das einem Beschluss nicht zugestimmt hat, kann ihn vor Gericht anfechten, wenn er das Gesetz oder die Statuten verletzt, innert eines Monats, nachdem es davon Kenntnis erhalten hat (Art. 75).
Die Einberufung auf Verlangen eines Fünftels der Mitglieder, die Regel von Artikel 68 und das Recht, einen Beschluss anzufechten, gelten unabhängig von Ihren Statuten. Die übrigen Regeln gelten nur, wenn die Statuten nichts anderes bestimmen: Ihre Statuten können zum Beispiel die Aufnahmen dem Vorstand übertragen, das Stimmrecht den Aktivmitgliedern vorbehalten oder ein anderes Mehr festlegen.
Alles andere regeln Ihre Statuten: die Einladungsfrist, die Form (Brief, E-Mail), ein allfälliges Quorum, die Art der Abstimmung, die Amtsdauer, die Zahl der Revisoren. Bevor Sie mit der Vorbereitung beginnen, lesen Sie sie nochmals. Sie sind das massgebende Dokument, und oft versteckt sich dort genau die Frist, die man vergessen hatte.
Der Fahrplan, von zwei Monaten vorher bis einen Monat danach
Hier der Fahrplan, den ich empfehle. Die Fristen in Wochen sind Richtwerte des gesunden Menschenverstands, keine Regeln: Die einzige Frist, die wirklich zählt, ist die Ihrer Statuten.
Zwei Monate vorher. Datum festlegen und den Saal reservieren. Die Statuten lesen. Prüfen, wessen Amtszeit endet, und jetzt schon Kandidaturen suchen: «Wer übernimmt die Kasse?» ist die Frage, die an einem solchen Abend das längste Schweigen auslöst.
Sechs Wochen vorher. Die Jahresrechnung abschliessen und den Revisoren übergeben. Ihnen Zeit zu lassen ist der beste Weg zu einem unterschriebenen Bericht vor dem Abend.
Vor Ablauf der Frist Ihrer Statuten. Die Einladung mit der Traktandenliste verschicken, zusammen mit der Frist für Anträge der Mitglieder.
Nach Ablauf der Antragsfrist. Die eingegangenen Anträge allen Mitgliedern zustellen, damit sie klar auf der Traktandenliste stehen.
In der Woche davor. Revisorenbericht unterschrieben, Jahresrechnung und Budget bereit für die Präsentation, Präsenzliste gedruckt oder am Bildschirm bereit.
Am Tag selbst. Empfangen, die Präsenzliste unterschreiben lassen, der Traktandenliste folgen.
Im Monat danach. Das Protokoll schreiben, unterschreiben lassen, verschicken und ablegen. Änderungen der Bank melden und, falls Ihr Verein eingetragen ist, dem Handelsregister.
Die Einladung und die Muster-Traktandenliste
Eine gute Einladung gibt den Mitgliedern alles, was sie brauchen, um zu kommen und abzustimmen: Datum, Zeit und Ort, die vollständige Traktandenliste, die beigelegten Unterlagen oder den Ort, an dem sie einsehbar sind, und die Frist für Anträge.
Hier eine Muster-Traktandenliste, die Sie an Ihre Statuten anpassen:
Begrüssung, Präsenzliste und Wahl der Stimmenzähler
Genehmigung der Traktandenliste
Protokoll der letzten Generalversammlung
Jahresbericht des Präsidenten oder des Vorstands
Berichte der Trainer oder der Sektionen
Jahresrechnung, Revisorenbericht und Entlastung (Décharge) des Vorstands
Budget und Mitgliederbeiträge der kommenden Saison
Wahlen: Vorstand und Revisoren
Eintritte, Austritte und Ausschlüsse von Mitgliedern
Anträge der Mitglieder
Varia
Ein Wort zu den «Varia». Weil über einen Gegenstand, der nicht auf der Traktandenliste steht, nicht beschlossen wird (ausser Ihre Statuten erlauben es), dienen die Varia der Information und der Diskussion, nicht der Abstimmung. Will ein Mitglied über etwas abstimmen lassen, reicht es seinen Antrag innerhalb der angekündigten Frist ein, und der Vorstand stellt ihn allen Mitgliedern vor der Versammlung zu. Über einen Antrag, den die Mitglieder erst am Abend selbst kennenlernen, sollte nicht abgestimmt werden: Der Beschluss wäre anfechtbar.
Zwei Präzisierungen zu Traktandum 9. Bei einem Ausschluss muss die Einladung nennen, um welches Mitglied es geht, sonst ist der Beschluss anfechtbar. Austritte hingegen werden nicht abgestimmt: Der Austritt ist ein Recht des Mitglieds (Art. 70), die Versammlung nimmt davon Kenntnis.
Die Jahresrechnung, der Bericht des Kassiers und die Revisoren
An diesem Traktandum wacht der Saal auf. Die Kassierin oder der Kassier gewinnt viel, wenn die Antworten auf die fünf Fragen, die fast immer kommen, vorbereitet sind.
«Warum dieser Verlust?» Oder dieser Gewinn. Suchen Sie die Posten, die sich seit dem Vorjahr am stärksten verändert haben, und bereiten Sie zu jedem einen Satz vor.
«Wer hat nicht bezahlt?» Der Betrag der noch offenen Mitgliederbeiträge und was unternommen wurde: Mahnungen verschickt, Lösungen gefunden. Den Betrag, nicht die Namen: Die Generalversammlung ist nicht der Moment, Familien zu nennen.
«Wie viel ist noch auf dem Konto?» Der Saldo am Abschlussdatum, identisch mit dem Kontoauszug der Bank.
«Haben die Revisoren alles gesehen?» Die Belege geordnet und der Revisorenbericht vor der Versammlung unterschrieben.
«Und nächstes Jahr?» Ein Budget für die kommende Saison, zusammen mit der Jahresrechnung präsentiert: erwartete Mitglieder, Mitgliederbeiträge, Subventionen. Wenn die Versammlung über die Beiträge abstimmt, ist es das Budget, das sie begründet.
Zu den Revisoren: Das Gesetz verlangt eine ordentliche Revision durch eine Revisionsstelle nur von sehr grossen Vereinen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei dieser Schwellen überschreiten: 10 Millionen Franken Bilanzsumme, 20 Millionen Franken Umsatz, 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt (Art. 69b). Eine eingeschränkte Revision kann zudem ein Mitglied verlangen, das persönlich für die Schulden des Vereins haftet, ein seltener Fall in einem Sportverein. Für alle anderen Vereine regeln die Statuten und die Vereinsversammlung die Kontrolle frei. Meist sind es zwei Revisoren, die von der Versammlung gewählt werden.
Am Tag der Versammlung: Präsenzliste, Abstimmungen, Wahlen
Die Präsenzliste. Sie ist keine Formalität: Ohne andere Regel in den Statuten werden Beschlüsse mit der Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst, also muss man wissen, wer da ist und wer stimmberechtigt ist. Wenn Ihre Statuten ein Quorum festlegen, beweist sie auch dieses.
Die Stimmenzähler. Wählen Sie sie zu Beginn, sie zählen die Stimmen. Bei einer knappen Abstimmung ist ihre Zählung für das Protokoll massgebend.
Die Abstimmungen. Offen per Handzeichen oder geheim, je nach Statuten oder Beschluss der Versammlung. Denken Sie an Artikel 68: Schlägt der Vorstand vor, den Druck der Trikots der Firma des Kassiers zu übergeben, stimmt der Kassier nicht mit. Aus demselben Grund stimmen die Vorstandsmitglieder nicht über ihre eigene Entlastung ab. Bei Wahlen stimmen sie hingegen ganz normal mit. Und wenn Ihre Statuten zu Enthaltungen nichts sagen, kündigen Sie vor der Abstimmung an, wie Sie sie zählen.
Die Wahlen. Kündigen Sie bekannte Kandidaturen in der Einladung an, das ist für alle entspannter. Und wenn ein Amt unbesetzt bleibt, sagen Sie es lieber klar und halten Sie im Protokoll fest, wie der Vorstand es bis dahin abdeckt.
Das Protokoll
Das Protokoll ist das Gedächtnis des Vereins. Es muss jemandem, der nicht dabei war, zeigen, was beschlossen wurde. Halten Sie mindestens fest:
Datum, Ort, Beginn und Ende;
wer die Versammlung leitet, wer das Protokoll führt, wie viele Mitglieder anwesend sind;
zu jedem Traktandum den Beschluss und das Abstimmungsergebnis;
die gewählten Personen und ihre Amtsdauer;
die Unterschriften, die Ihre Statuten vorsehen.
Schreiben Sie es rasch, solange die Notizen frisch sind. Ein Mitglied, das einem Beschluss nicht zugestimmt hat, hat einen Monat Zeit, ihn anzufechten, ab dem Moment, in dem es davon Kenntnis erhält: Ein klares und rasch verschicktes Protokoll vermeidet viele Missverständnisse.
Nach der Versammlung
Das Protokoll an die Mitglieder schicken und zusammen mit den Statuten ablegen.
Die Unterschriftsberechtigungen bei der Bank anpassen, wenn der Vorstand gewechselt hat.
Änderungen dem Handelsregister melden, falls Ihr Verein eingetragen ist.
Die Übergabe organisieren: Zugänge zu den Konten, zu den Dokumenten, zu den Passwörtern.
Die Mitgliederliste nachführen (Eintritte, Austritte) und die beschlossenen Beiträge für die nächste Rechnungsrunde übernehmen.
Mit GestiClub
In GestiClub erledigen Sie mehrere Schritte dieser Liste am selben Ort.
Die Einladung. Für einen Newsletter an den Verein müssen Sie keine eigene Adressliste führen: Er kommt direkt aus den Gruppen und Familien des Moduls Kontakte.
Die Dokumente. Statuten und Protokolle der Generalversammlung bleiben in der Schweiz gehostet, werden täglich gesichert, mit einem Papierkorb für den Fall eines Fehlers.
Die Jahresrechnung. Kontoauszüge, Ergebnisse und Budgets bereiten Sie direkt für den Revisorenbericht und die Versammlung vor. Und die Erfolgsrechnung eines abgeschlossenen Geschäftsjahres bleibt einsehbar.
Die Einzelheiten finden Sie in der Anleitung zur Buchhaltung.
Wenn Sie Ihre nächste Generalversammlung mit GestiClub vorbereiten möchten: Der Test ist 30 Tage kostenlos. Meinen kostenlosen Test starten
Häufige Fragen zur Generalversammlung eines Vereins
Wer beruft die Generalversammlung eines Vereins ein? Der Vorstand, in den Fällen, die die Statuten vorsehen. Verlangt ein Fünftel der Mitglieder die Einberufung, muss die Versammlung ebenfalls einberufen werden (Art. 64 ZGB).
Welche Frist gilt für die Einladung zur Generalversammlung? Das Zivilgesetzbuch legt keine fest: Es gilt die Frist Ihrer Statuten, in der Form, die sie vorsehen. Schweigen sie dazu, wählen Sie eine angemessene Frist, die den Mitgliedern Zeit zur Vorbereitung lässt, vorsichtshalber zwei Wochen.
Darf man über einen Punkt abstimmen, der nicht auf der Traktandenliste steht? Nein, ausser die Statuten erlauben es ausdrücklich (Art. 67). Die Varia dienen der Information und der Diskussion.
Braucht die Generalversammlung ein Quorum? Das Gesetz verlangt keines. Ohne andere Regel werden Beschlüsse mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst, ausser Ihre Statuten sehen ein anderes Mehr oder ein Quorum vor.
Wie lange kann man einen Beschluss der Generalversammlung anfechten? Einen Monat ab dem Tag, an dem das Mitglied davon Kenntnis erhalten hat, wenn der Beschluss das Gesetz oder die Statuten verletzt und das Mitglied ihm nicht zugestimmt hat (Art. 75).
Quellen
Schweizerisches Zivilgesetzbuch, Art. 63 bis 70 und 75, auf Fedlex, der amtlichen Veröffentlichung des Bundesrechts
Hosting in der Schweiz