Preparare l'assemblea generale del vostro club o associazione in Svizzera: la guida passo per passo
L'assemblea generale è una serata all'anno. Eppure è lei a decidere quasi tutto: i conti, le quote sociali, il comitato. Preparare l'assemblea generale di un'associazione non ha nulla di complicato, a patto di non fare tutto nell'ultima settimana.
Prima di diventare editore di software, ho fatto parte della gestione di un club. Le serate che sfuggono di mano hanno spesso la stessa causa: una domanda al cassiere senza una risposta pronta, oppure un punto che si vuole votare anche se non è all'ordine del giorno. Questa guida riprende cosa dice la legge, cosa decidono i vostri statuti e un calendario che lascia il tempo di fare bene.
Cosa dicono la legge e i vostri statuti
Il Codice civile dedica solo pochi articoli all'assemblea. La legge la chiama assemblea sociale; nei club si dice quasi sempre assemblea generale. Alcuni si impongono a tutte le associazioni, altri valgono solo se i vostri statuti non prevedono altro (art. 63):
L'assemblea è l'organo supremo dell'associazione. È il comitato a convocarla, nei casi previsti dagli statuti. Se un quinto dei soci lo chiede, deve essere convocata anche in quel caso (art. 64).
Decide sull'ammissione e sull'esclusione dei soci, nomina il comitato e lo sorveglia. Si occupa anche di tutto ciò che non spetta a un altro organo (art. 65).
Una proposta accettata per iscritto da tutti i soci vale come decisione dell'assemblea (art. 66).
Ogni socio ha un voto uguale. Le decisioni si prendono a maggioranza dei voti dei soci presenti. E non si decide su un oggetto che non è stato debitamente annunciato, salvo che gli statuti lo permettano espressamente (art. 67).
Un socio non vota su un negozio giuridico o una lite fra l'associazione e lui stesso, il suo coniuge o un suo parente in linea retta (art. 68). La regola non riguarda le elezioni: un candidato può votare per sé.
Un socio che non ha aderito a una decisione può impugnarla davanti al giudice se viola la legge o gli statuti, entro un mese dal giorno in cui ne è venuto a conoscenza (art. 75).
La convocazione su richiesta di un quinto dei soci, la regola dell'articolo 68 e il diritto di impugnare una decisione valgono qualunque cosa dicano i vostri statuti. Le altre regole valgono solo in mancanza di disposizioni statutarie: i vostri statuti possono per esempio affidare le ammissioni al comitato, riservare il diritto di voto ai soci attivi o fissare un'altra maggioranza.
Tutto il resto lo decidono i vostri statuti: il termine di convocazione, la forma (lettera, email), l'eventuale quorum, il modo di votare, la durata delle cariche, il numero dei revisori dei conti. Prima di cominciare, rileggeteli. Sono il documento che fa stato, e spesso è lì che si nasconde il termine che si era dimenticato.
Il calendario, da due mesi prima a un mese dopo
Ecco il calendario che consiglio. I termini in settimane sono indicazioni di buon senso, non regole: l'unico termine che conta davvero è quello dei vostri statuti.
Due mesi prima. Fissare la data e prenotare la sala. Rileggere gli statuti. Verificare chi arriva a fine mandato e cominciare subito a cercare i candidati: «chi prende la cassa?» è la domanda che provoca il silenzio più lungo della serata.
Sei settimane prima. Chiudere i conti dell'esercizio e consegnarli ai revisori. Lasciare loro tempo è il modo migliore per avere un rapporto firmato prima della serata.
Prima del termine dei vostri statuti. Inviare la convocazione con l'ordine del giorno e il termine per presentare le proposte dei soci.
Alla scadenza del termine per le proposte. Inviare a tutti i soci le proposte ricevute, perché figurino chiaramente all'ordine del giorno.
La settimana prima. Rapporto dei revisori firmato, conti e preventivo pronti da presentare, lista delle presenze stampata o pronta sullo schermo.
Il giorno stesso. Accogliere, far firmare la lista delle presenze, seguire l'ordine del giorno.
Nel mese seguente. Redigere il verbale, farlo firmare, trasmetterlo e archiviarlo. Comunicare i cambiamenti alla banca e, se la vostra associazione vi è iscritta, al registro di commercio.
La convocazione e l'ordine del giorno tipo
Una buona convocazione dà al socio tutto ciò che serve per venire e per votare: data, ora e luogo, l'ordine del giorno completo, i documenti allegati o il luogo dove consultarli, e il termine per presentare una proposta.
Ecco un ordine del giorno tipo, da adattare ai vostri statuti:
Apertura, lista delle presenze e nomina degli scrutatori
Approvazione dell'ordine del giorno
Verbale dell'ultima assemblea generale
Rapporto del presidente o del comitato
Rapporti degli allenatori o delle sezioni
Conti dell'esercizio, rapporto dei revisori e scarico al comitato
Preventivo e quote sociali della prossima stagione
Elezioni: comitato e revisori dei conti
Ammissioni, dimissioni ed esclusioni di soci
Proposte dei soci
Eventuali
Una parola sulle «eventuali». Poiché non si decide su un punto assente dall'ordine del giorno (salvo che i vostri statuti lo permettano), le eventuali servono a informare e a discutere, non a votare. Se un socio vuole far votare qualcosa, presenta la sua proposta entro il termine annunciato, e il comitato la trasmette a tutti i soci prima dell'assemblea. Una proposta che i soci scoprono la sera stessa non dovrebbe essere votata: la decisione sarebbe impugnabile.
Due precisazioni sul punto 9. Per un'esclusione, la convocazione deve indicare di quale socio si tratta, altrimenti la decisione è impugnabile. Le dimissioni invece non si votano: uscire dall'associazione è un diritto del socio (art. 70), l'assemblea ne prende atto.
I conti, il rapporto del cassiere e i revisori
È il punto dell'ordine del giorno in cui la sala si sveglia. Il cassiere ha tutto da guadagnare a preparare in anticipo le risposte alle cinque domande che tornano quasi sempre.
«Perché questa perdita?» O questo utile. Individuate le voci che sono cambiate di più rispetto all'anno scorso e preparate una frase per ciascuna.
«Chi non ha pagato?» L'importo delle quote ancora aperte e ciò che è stato fatto: richiami inviati, accordi trovati. L'importo, non i nomi: l'assemblea non è il momento di citare delle famiglie.
«Quanto resta sul conto?» Il saldo alla data di chiusura, identico a quello dell'estratto della banca.
«I revisori hanno visto tutto?» I giustificativi ordinati e il rapporto dei revisori firmato prima dell'assemblea.
«E l'anno prossimo?» Un preventivo per la stagione che viene, presentato insieme ai conti: soci attesi, quote, sussidi. Se l'assemblea vota le quote, è il preventivo a giustificarle.
Per i revisori, la legge impone una revisione ordinaria da parte di un ufficio di revisione solo alle associazioni molto grandi, che superano due di queste soglie per due esercizi consecutivi: 10 milioni di franchi di bilancio, 20 milioni di cifra d'affari, 50 posti di lavoro a tempo pieno in media annua (art. 69b). Una revisione limitata può inoltre essere chiesta da un socio che risponde personalmente dei debiti dell'associazione, un caso raro in un club sportivo. Per tutti gli altri club sono gli statuti e l'assemblea a organizzare liberamente il controllo. Di solito, due revisori eletti dall'assemblea.
Il giorno dell'assemblea: lista delle presenze, votazioni, elezioni
La lista delle presenze. Non è una formalità: in mancanza di altre regole statutarie, le decisioni si prendono a maggioranza dei soci presenti, quindi bisogna sapere chi c'è e chi ha diritto di voto. Se i vostri statuti fissano un quorum, è lei a dimostrarlo.
Gli scrutatori. Nominateli in apertura, contano i voti. In una votazione combattuta, il loro conteggio fa stato nel verbale.
Le votazioni. Per alzata di mano o a scrutinio segreto, secondo i vostri statuti o la decisione dell'assemblea. Pensate all'articolo 68: se il comitato propone di affidare la stampa delle maglie all'azienda del cassiere, il cassiere non vota. Per la stessa ragione, i membri del comitato non votano il proprio scarico. Alle elezioni invece votano normalmente. E se i vostri statuti non dicono nulla sulle astensioni, annunciate prima del voto come le contate.
Le elezioni. Annunciate nella convocazione i candidati già noti, è più sereno per tutti. E se una carica resta vacante, meglio dirlo chiaramente e annotare nel verbale come il comitato la copre nel frattempo.
Il verbale
Il verbale è la memoria del club. Deve permettere a chi non c'era di sapere cosa è stato deciso. Annotate almeno:
la data, il luogo, l'ora di apertura e di chiusura;
chi presiede, chi tiene il verbale, quanti soci sono presenti;
per ogni punto dell'ordine del giorno, la decisione e il risultato del voto;
le persone elette e la durata del loro mandato;
le firme previste dai vostri statuti.
Redigetelo in fretta, finché gli appunti sono freschi. Un socio che non ha aderito a una decisione ha un mese per impugnarla da quando ne viene a conoscenza: un verbale chiaro e trasmesso in fretta evita molti malintesi.
Dopo l'assemblea
Trasmettere il verbale ai soci e archiviarlo con gli statuti.
Aggiornare le firme in banca se il comitato è cambiato.
Comunicare i cambiamenti al registro di commercio, se la vostra associazione vi è iscritta.
Organizzare il passaggio di consegne: accessi ai conti, ai documenti, alle password.
Aggiornare l'elenco dei soci (ammissioni, dimissioni) e applicare le quote votate per la prossima fatturazione.
Con GestiClub
In GestiClub, diversi passi di questa lista si fanno nello stesso posto.
La convocazione. Inviare una newsletter al club non richiede di tenere un elenco di indirizzi a parte: arriva direttamente dai gruppi e dalle famiglie del modulo Contatti.
I documenti. Gli statuti e i verbali dell'assemblea generale restano ospitati in Svizzera, salvati ogni giorno, con un cestino in caso di errore.
I conti. Estratti conto, risultati e budget si preparano direttamente per il rapporto dei revisori e per l'assemblea. E il conto economico di un esercizio chiuso resta consultabile.
Trovate i dettagli nella guida alla contabilità.
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Domande frequenti sull'assemblea generale di un'associazione
Chi convoca l'assemblea generale di un'associazione? Il comitato, nei casi previsti dagli statuti. Se un quinto dei soci lo chiede, l'assemblea deve essere convocata anche in quel caso (art. 64 del Codice civile).
Qual è il termine per la convocazione dell'assemblea generale? Il Codice civile non ne fissa: vale il termine dei vostri statuti, nella forma che prevedono. Se tacciono, prevedete un termine ragionevole che lasci ai soci il tempo di prepararsi, per prudenza due settimane.
Si può votare un punto che non è all'ordine del giorno? No, salvo che gli statuti lo permettano espressamente (art. 67). Le eventuali servono a informare e a discutere.
Serve un quorum per l'assemblea generale? La legge non ne richiede. In mancanza di altre regole, le decisioni si prendono a maggioranza dei voti dei soci presenti, salvo che i vostri statuti prevedano un'altra maggioranza o un quorum.
Entro quando si può impugnare una decisione dell'assemblea generale? Entro un mese dal giorno in cui il socio ne è venuto a conoscenza, se la decisione viola la legge o gli statuti e lui non vi ha aderito (art. 75).
Fonti
Codice civile svizzero, articoli da 63 a 70 e 75, su Fedlex, la pubblicazione ufficiale del diritto federale
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